Startpagina / Schoolvervoer
SchoolvervoerSchoolvervoer: inschrijving voor de bus per halte, geplande omleidingen en de dagelijkse lijst van elke lijn
De vervoersdienst beschrijft één keer haar lijnen, haltes en uurroosters. Elk gezin schrijft zijn kind in vanaf de telefoon en kiest de halte van de ochtend en die van de avond. De capaciteit van de bussen, de omleidingen, de occasionele ritten en de afwezigheden komen op de dagelijkse lijst van elke bus terecht, en het abonnement wordt gefactureerd aan de betalende ouder, pro rata voor de resterende maanden.
De vervoersdienst maakt haar lijnen aan met hun plaatsen en uurroosters per richting
Elke lijn heeft haar code, kleur, plaatsen en uurroosters
De uurroosters worden per richting ingevoerd, met een eigen uurrooster voor woensdag. De lijnfiche toont de bezette plaatsen per dag, ochtend en avond, en markeert een volle rit in het rood.
Het gezin schrijft zijn kind in voor de bus via de app, halte per halte
De ochtendhalte kies je in een lijst of op een kaart
In de app voor de gezinnen tikt de ouder op ‘Schoolbus’ en daarna op ‘Inschrijven voor de bus’. De lijst is per lijn gegroepeerd met het doorkomuur van elke halte. Op de OpenStreetMap-kaart tikt de ouder rechtstreeks op de halte. De avondhalte wordt op dezelfde manier gekozen en kan verschillen van die van de ochtend.
Een dag waarop de bus vol is, wordt grijs weergegeven
De ouder vinkt de dagen aan waarop het kind met de bus meerijdt. Wanneer een lijn op een bepaalde dag haar capaciteit heeft bereikt, staat die dag als ‘Vol’ aangeduid en kan hij niet worden gekozen.
Het overzicht toont de ritten en de dagen vóór het verzenden
De aanvraag gaat naar de vervoersdienst, die ze in één handeling goedkeurt. De ouder wordt erop gewezen dat de factuur op zijn naam komt en dat de inschrijving door de dienst wordt bevestigd.
Een omleiding wordt dag per dag getoond, met de nieuwe halte
Bij wegenwerken geeft de dienst een omleiding op en worden de gezinnen van de betrokken kinderen verwittigd. Op hun scherm staan de vervangen halte, de vervangende halte en de komende dagen van het kind.
Een occasionele rit vraag je aan op een andere lijn
Voor een woensdag bij een grootouder kiest de ouder een halte op de kaart, de dag of dagen en eventueel een bericht. De dienst aanvaardt de aanvraag als er nog een plaats vrij is, en het kind komt die dag op de lijst van de andere bus.
Een afwezigheid meld je tot 30 minuten vóór het doorkomen van de bus
De termijn is een instelling van de school. Het kind blijft op de lijst staan met de vermelding ‘afwezig’, zodat de toezichter en de vervoerder weten dat het kind niet wordt verwacht.
Wegenwerken sluiten een halte: de omleiding wordt opgegeven zonder de lijn opnieuw aan te maken
De dienst geeft de vervangen halte, de vervangende halte, de data en de betrokken richting op. Ze kan enkele minuten bij het gebruikelijke uur optellen. De lijn blijft bestaan, de gezinnen van de betrokken kinderen ontvangen een bericht, en de buslijst neemt de vervangende halte op voor de hele periode.
- Een omleiding geldt alleen voor haar dagen en haar richting
- Na annulering komt de oorspronkelijke halte terug en worden de gezinnen verwittigd
Elke ochtend wordt de lijst van elke lijn afgedrukt voor de vervoerder en de toezichter
De dagelijkse lijst leest men per lijn, per richting en halte per halte
Ze telt de verwachte leerlingen, de afwezigen, de plaatsen en de vrije plaatsen, en herinnert aan de lopende omleiding. De reden om mee te rijden (abonnement of occasionele rit) staat op elke regel.
Dezelfde lijst wordt als pdf afgedrukt met een kolom ‘Aan boord’
Het document geeft het uur en de naam van elke halte, de verwachte leerlingen, een kolom voor opmerkingen, een af te vinken kolom ‘Aan boord’ en een regel voor de naam en de handtekening van de toezichter.
Het abonnement wordt per jaar, per trimester of per maand gefactureerd, pro rata bij een aankomst tijdens het jaar
De dienst start de facturatiewizard van het vervoer: die geeft de te factureren gezinnen, de betalende ouder voor elke leerling en het berekende bedrag. In de demo, die fictieve gegevens gebruikt, wordt een kind dat op 17 oktober is ingeschreven voor 9 maanden op 10 gefactureerd. De factuur kan ook aan een organisatie worden gericht.
De bedragen op de schermafbeeldingen zijn demogegevens. Facturen en betalingen worden in Odoo geregistreerd met hun boekhoudcodes en daarna overgedragen naar de bestaande boekhoudsoftware.
De regels voor capaciteit en toegang gelden ook wanneer twee aanvragen tegelijk binnenkomen
- Twee gezinnen vragen op hetzelfde ogenblik de laatste plaats aan: slechts één krijgt ze, het andere ziet de dag grijs
- Een aanvraag in behandeling behoudt haar plaats ten opzichte van een occasionele rit
- In de demo telt de terugrit van woensdag op een lijn 8 leerlingen voor 8 plaatsen: woensdag wordt geweigerd voor de negende, die zijn vier andere dagen behoudt
- Een kind dat tijdens het jaar van school verandert, behoudt zijn abonnement bij de school die de bus organiseert
- Een ouder met beperkte toegang tot het kind ziet noch de halte noch het uur en ontvangt de berichten niet
- Een gezin dat zich in juni inschrijft, schrijft zich in voor september
De lijn die bij elke wegenwerk opnieuw wordt aangemaakt, de tabel met ingeschreven leerlingen en de pro rata met de hand
De vervoersdienst hoeft geen lijn meer opnieuw aan te maken wanneer een halte sluit, de vervoerder niet elke week de tabel van de ingeschreven leerlingen per halte te bezorgen, de gezinnen van een gesloten halte niet te schrijven, telefonisch geen ritaanvragen voor een grootouder op te nemen en de pro rata van elke aankomst niet te berekenen. De inschrijvingen van de gezinnen openen vanuit het gezinsportaal en de facturatie volgt het administratief en boekhoudkundig beheer.
Een demo van Mensavo aanvragen
Zo'n dertig minuten om de lijnen, de inschrijving per halte, een omleiding en de dagelijkse lijst te zien op de gevallen die u kiest.
Een demo aanvragen