Startpagina / Buitenschoolse activiteiten
Buitenschoolse activiteitenBuitenschoolse activiteiten: inschrijving door de gezinnen, wachtlijst en ruil met creditnota
Sport, kunst, wetenschap en muziek, over de middag en na de lessen: de organisator publiceert het trimesterprogramma, elk gezin ziet alleen de activiteiten die zijn of haar kind kan volgen en schrijft het kind in vanop de telefoon. Mensavo weigert uurconflicten, beheert de wachtlijst, factureert pro rata voor de resterende sessies en maakt de creditnota van een ruil aan.
De organisator publiceert het trimesterprogramma met de plaatsen en de annuleringsvoorwaarden
Elke activiteit heeft zijn dag, uur, locatie en begeleider
Het programma wordt per dag gelezen, met de resterende plaatsen en de wachtlijst op elke kaart. Een activiteit heeft haar categorie, beschrijving, foto, de toegelaten leerjaren of klassen en het aantal plaatsen.
De fiche bepaalt de prijs van het trimester en de annuleringsvoorwaarden
Ze vermeldt de uiterste datum voor gratis annulering en het aantal proefsessies. Na die datum wordt online annuleren niet meer aangeboden.
De sessies worden gegenereerd op de data van het trimester, zonder schoolvakanties
Elke sessie telt haar ingeschreven kinderen. Met deze kalender wordt het pro rata voor een late inschrijving berekend en wordt de aanwezigheid opgenomen.
Het gezin kiest de activiteit van zijn kind en schrijft het in vanop de telefoon
De catalogus toont alleen de activiteiten die openstaan voor het kind
De ouder schakelt van het ene kind naar het andere: de getoonde activiteiten zijn die voor het leerjaar en de leeftijd van het kind. Filters per dag, per categorie en per moment (over de middag, na de lessen) beperken de lijst, met de resterende plaatsen en de prijs van de resterende sessies.
Een inschrijving gebeurt vanaf de fiche, met de prijs pro rata
De fiche toont de resterende sessies, de prijs berekend op die sessies, de plaatsen en de annuleringsvoorwaarden. Eén knop schrijft het kind in, en de factuur gaat naar de ouder die betaalt.
Twee activiteiten op hetzelfde moment worden geweigerd, met de naam en het uur van het conflict
De catalogus signaleert de activiteit die op hetzelfde uur valt als een andere, en de weigering noemt de activiteit die al gevolgd wordt, de dag en het uur ervan.
Een volzette activiteit biedt de wachtlijst aan
Het kind komt met één tik op de wachtlijst. Wanneer een plaats vrijkomt, wordt het eerste kind op de lijst dat nog toegelaten is, ingeschreven en gefactureerd, en het gezin krijgt een bericht.
Tijdens het trimester ruilt het gezin de ene activiteit voor de andere
De creditnota en de nieuwe factuur worden getoond vóór de bevestiging. Een onmogelijke optie (activiteit al gevolgd, uurconflict, klas niet toegelaten) is grijs weergegeven, met de reden erbij.
De week van het kind en zijn of haar aanwezigheden zijn dezelfde dag al te raadplegen
De ouder ziet de sessies van de week in volgorde, daarna de aanwezigheid per sessie genoteerd.
De begeleider doet de aanwezigheidscontrole op zijn telefoon, met één hand
De begeleider opent de sessies van vandaag, tikt Aanwezig of Afwezig aan voor elk kind en verbetert ter plaatse. De knop « Alle andere zijn aanwezig » sluit de controle af. Zonder netwerk worden de handelingen van een tijdstempel voorzien en daarna in volgorde opnieuw afgespeeld zodra de verbinding terug is, en de ouder ziet de aanwezigheid dezelfde dag al.
Het pro rata en de creditnota van een ruil worden automatisch berekend
De prijs van een late inschrijving is de prijs van het trimester vermenigvuldigd met de resterende sessies, gedeeld door de sessies van het trimester
In de demonstratie, die fictieve gegevens gebruikt, wordt een inschrijving voor de laatste zeven sessies van een trimester van dertien sessies gefactureerd op 7/13 van de prijs van het trimester. De ruil van een activiteit vóór de vijfde sessie crediteert de 9 niet-gevolgde sessies van de 13 en factureert de 4 gevolgde sessies.
- Een annulering tijdens de proefperiode maakt de plaats vrij, en het eerste kind op de wachtlijst wordt ingeschreven en gefactureerd voor de resterende sessies
- Het kind dat vertrekt, krijgt een creditnota voor hetzelfde bedrag
De bedragen op de schermafbeeldingen zijn demonstratiegegevens.
De penningmeester volgt de rentabiliteit van elke activiteit
De gefactureerde opbrengsten, na aftrek van de creditnota's, worden vergeleken met de ingevoerde kosten: begeleider, materiaal, vervoer. Facturen en creditnota's worden in Odoo geregistreerd met hun boekhoudkundige codes en vervolgens geëxporteerd naar de boekhoudsoftware die al in gebruik is.
De regels gelden overal, op het secretariaat zowel als in de app voor gezinnen
- Uurconflict: geweigerd in de app, op het secretariaat en vanuit de wachtlijst, met de naam, de dag en het uur van de conflicterende activiteit
- Leerjaar of leeftijd buiten de doelgroep: de activiteit verschijnt niet voor het kind, en een geforceerde inschrijving op het secretariaat wordt geweigerd, met de betrokken regel
- Volzette activiteit: wachtlijst met rangnummer, doorschuiven van het eerste kind dat nog toegelaten is en bericht aan het gezin
- Annuleringstermijn verstreken: geen online annulering meer, het gezin wordt doorverwezen naar het secretariaat; tijdens de proefsessies geeft de annulering een creditnota voor de resterende sessies
- Ruil niet mogelijk: de optie is grijs weergegeven, met de reden
- Begeleider verliest het netwerk: de handelingen worden in volgorde opnieuw afgespeeld
De inschrijvingstabel, de papieren lijsten en het pro rata berekend met de rekenmachine
De organisator hoeft de plaatsen niet meer met de hand te tellen, uurconflicten niet meer op te sporen, voor elke ruil een creditnota te schrijven, de volgende familie op de wachtlijst niet meer per e-mail te verwittigen of aan het einde van het trimester de rentabiliteitstabel niet meer opnieuw op te stellen. De inschrijvingen van de gezinnen verlopen via het gezinsportaal en de facturatie valt onder het administratief en boekhoudkundig beheer.
Een Mensavo-demo aanvragen
Een dertigtal minuten om het trimesterprogramma, de inschrijving door de gezinnen, de aanwezigheidscontrole door de begeleider en de facturatie te zien aan de hand van de gevallen die u kiest.
Een demo aanvragen