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Activités extrascolairesActivités extrascolaires : inscription par les familles, liste d'attente et échange avec avoir
Sport, arts, sciences et musique, au temps de midi et après les cours : l'organisateur publie le programme du trimestre, chaque famille ne voit que les activités que son enfant peut suivre et l'inscrit depuis son téléphone. Mensavo refuse les conflits d'horaire, gère la liste d'attente, facture au prorata des séances restantes et émet l'avoir d'un échange.
L'organisateur publie le programme du trimestre avec les places et les conditions d'annulation
Chaque activité porte son jour, son horaire, son lieu et son moniteur
Le programme se lit par jour, avec les places restantes et la liste d'attente sur chaque carte. Une activité a sa catégorie, sa description, sa photo, les années ou classes admises et le nombre de places.
La fiche fixe le prix du trimestre et les conditions d'annulation
Elle indique la date limite d'annulation gratuite et le nombre de séances d'essai. Au delà de cette date, l'annulation en ligne n'est plus proposée.
Les séances se génèrent sur les dates du trimestre, hors congés
Chaque séance compte ses inscrits. C'est ce calendrier qui permet de calculer le prorata d'une arrivée tardive et de faire l'appel.
La famille choisit l'activité de son enfant et l'inscrit depuis son téléphone
Le catalogue n'affiche que les activités ouvertes à l'enfant
Le parent passe d'un enfant à l'autre : les activités affichées sont celles de son année et de son âge. Des filtres par jour, par catégorie et par moment (temps de midi, après les cours) réduisent la liste, avec les places restantes et le prix des séances qui restent.
Une inscription se fait depuis la fiche, avec le prix au prorata
La fiche dit les séances restantes, le prix calculé sur ces séances, les places et les conditions d'annulation. Un seul bouton inscrit l'enfant et la facture part au parent qui paie.
Deux activités au même moment sont refusées avec le nom et l'heure du conflit
Le catalogue signale l'activité qui tombe sur le même horaire qu'une autre, et le refus nomme l'activité déjà suivie, son jour et son heure.
Une activité complète propose la liste d'attente
L'enfant rejoint la liste d'attente d'un geste. Quand une place se libère, le premier de la liste encore admissible est inscrit et facturé, et la famille reçoit un message.
En cours de trimestre, la famille échange une activité contre une autre
La note de crédit et la nouvelle facture s'affichent avant de valider. Une option impossible (activité déjà suivie, conflit d'horaire, classe non admise) est grisée avec sa raison.
La semaine de l'enfant et ses présences se consultent le jour même
Le parent voit les séances de la semaine dans l'ordre, puis la présence relevée séance par séance.
Le moniteur fait l'appel sur son téléphone, d'une main
Le moniteur ouvre ses séances du jour, touche Présent ou Absent pour chaque enfant et corrige sur place. Le bouton « Tous les autres sont présents » termine l'appel. Sans réseau, les gestes sont horodatés puis rejoués dans l'ordre dès le retour de la connexion, et le parent voit la présence le jour même.
Le prorata et l'avoir d'un échange se calculent seuls
Le prix d'une inscription tardive vaut le prix du trimestre multiplié par les séances restantes, divisé par les séances du trimestre
Sur la démonstration, qui utilise des données fictives, une inscription à sept séances de la fin d'un trimestre de treize séances se facture sur 7/13 du prix du trimestre. L'échange d'une activité avant la cinquième séance crédite les 9 séances non suivies sur 13 et facture les 4 séances suivies.
- Une annulation pendant l'essai libère la place, l'enfant premier en attente est inscrit et facturé pour ses séances restantes
- L'enfant parti reçoit un avoir du même montant
Les montants des captures sont des données de démonstration.
Le trésorier suit la rentabilité de chaque activité
Les recettes facturées, avoirs déduits, sont comparées aux coûts saisis : moniteur, matériel, transport. Factures et avoirs sont enregistrés dans Odoo avec leurs codes comptables, puis extraits vers le logiciel comptable en place.
Les règles s'appliquent partout, au secrétariat comme dans l'application des familles
- Conflit d'horaire : refusé dans l'application, au secrétariat et depuis la liste d'attente, avec le nom, le jour et l'heure de l'activité en conflit
- Année ou âge hors cible : l'activité n'apparaît pas pour l'enfant, et une inscription forcée au secrétariat est refusée avec la règle en cause
- Activité complète : liste d'attente avec rang, promotion du premier encore admissible et message à la famille
- Délai d'annulation dépassé : plus d'annulation en ligne, la famille est renvoyée au secrétariat ; pendant les séances d'essai, l'annulation donne un avoir des séances restantes
- Échange impossible : l'option est grisée avec sa raison
- Perte de réseau du moniteur : les gestes sont rejoués dans l'ordre
Le tableau d'inscriptions, les listes papier et le prorata à la calculatrice
L'organisateur n'a plus à compter les places à la main, repérer les conflits d'horaire, écrire une note de crédit à chaque échange, prévenir par courriel le suivant de la liste d'attente ni refaire le tableau de rentabilité en fin de trimestre. Les inscriptions des familles s'ouvrent depuis le portail des familles et la facturation suit la gestion administrative et comptable.
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Une trentaine de minutes pour voir le programme du trimestre, l'inscription par les familles, l'appel du moniteur et la facturation sur les cas que vous choisissez.
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