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Économat et comptabilitéFacturation des frais scolaires, relance, recouvrement et reporting comptable
Frais obligatoires et facultatifs, excursions et voyages, rappels et dossiers de recouvrement : tout se facture et se suit dans Odoo, avec les codes du plan comptable belge. Les mouvements s'extraient ensuite vers le logiciel comptable de l'établissement.
Valider les inscriptions des familles avant de créer les fiches
L'économe crée le lien d'inscription de l'année scolaire
Le lien porte l'établissement, l'année scolaire, une date de fin, le règlement en PDF, les âges acceptés et des plafonds de demandes. Mensavo produit l'affiche avec son QR code et un code à taper à la main. Les familles remplissent le formulaire depuis leur téléphone, ce qui remplace la saisie des fiches papier de la rentrée.
Les demandes en attente signalent les doublons possibles
L'économe voit la liste des demandes reçues avec une colonne « Doublon ? ». Rien n'est créé tant qu'il n'a pas validé.
Un parent déjà connu est reconnu par son adresse, son enfant par son nom et sa date de naissance
La demande est rattachée à la fiche existante et l'enfant est proposé en fusion avec l'élève déjà présent, sans doublon. Quand un enfant a déjà un responsable, il n'est jamais rattaché d'avance à un nouveau venu : l'économe est averti de vérifier l'autorité parentale avant de valider.
La validation crée le responsable, les élèves, leur classe, leurs liens et leurs poches
L'invitation d'activation habituelle part ensuite vers la famille. L'économe peut aussi rattacher un enfant à un élève existant, ou refuser la demande avec un motif.
Le parcours côté famille est décrit sur la page portail des familles. Les noms visibles sur ces captures sont des données fictives de démonstration.
Facturer un frais à un groupe d'élèves
Chaque frais a son type, son code comptable et son groupe d'élèves
Un frais est obligatoire ou facultatif dès sa création. Il se rattache à une classe, une année, une option ou une liste d'élèves, et se facture à l'échéance définie, sur la base des inscriptions et des paiements déjà enregistrés.
- Excursions d'un jour et voyages avec nuitées, avec leurs pièces jointes
- Photocopies débitées au passage de la carte au copieur
- Nouveaux types d'usage ajoutés par paramétrage, sans développement
Un voyage se paie en plusieurs versements avant d'être facturé
Un voyage de fin d'année se provisionne de septembre à mars. L'argent versé est mis de côté pour ce voyage et ne sert pas à acheter un repas. Chaque élève a sa part, suivie versement par versement.
Une facture impayée suit un chemin écrit
Les rappels et le plan de paiement précèdent le dossier de recouvrement
Les rappels partent aux échéances fixées. Un solde peut s'étaler sur un plan de paiement. Si la créance persiste, l'économe ouvre un dossier de recouvrement qui a un numéro, un responsable et un état.
Le dossier produit une pièce probatoire en PDF
Le PDF reprend l'identification complète du débiteur, les factures et les rappels. Il se transmet au receveur, à un avocat ou à un huissier, et la créance peut être cédée à un organisme tiers.
- Reporting des dossiers en Excel ou en CSV
Le relevé des repas du mois devient une facture par parent
Un parent reçoit une seule facture pour tous ses enfants
L'économe ou le trésorier facture en une fois les repas dus du mois écoulé : une facture par responsable payeur, une ligne par enfant et par article. Les factures sont créées en brouillon, relues, puis validées, et le PDF officiel est produit sans rien envoyer.
- Un seul parent payeur par enfant
- Une facture annulée ou remboursée par avoir rend ses repas refacturables
- Relancer ne facture jamais deux fois le même repas
Le détail de chaque enfant reste lisible sur la facture
La facture de fratrie porte une section pour le mois et un bloc par enfant, avec les jours de repas listés. La famille la télécharge avec son relevé depuis l'application.
Les virements permanents des familles sont rapprochés depuis le relevé bancaire
Chaque parent payeur a une référence famille
La référence suit la norme européenne RF et reste la même sur toutes les factures de repas du parent. La famille l'inscrit une fois dans son virement permanent.
Le trésorier importe le relevé camt.053 ou OFX
Le fichier téléchargé depuis la banque s'importe en un geste. Les opérations déjà importées sont ignorées : un relevé peut être importé de nouveau sans créer de doublon. Un relevé qui ne boucle pas sur ses soldes n'est pas rapproché avant vérification.
Chaque virement est reconnu par sa référence, puis par le compte émetteur
Un virement reconnu solde les factures de la famille de la plus ancienne à la plus récente, et le reste devient un acompte. Le compte émetteur est mémorisé pour les virements suivants sans référence. Jamais sur le nom ni sur le montant : sans référence ni compte connu, le virement attend dans une file, à affecter à un parent ou à ignorer, par exemple un don ou une subvention.
- Un compte partagé par deux familles va en file
- Un virement reçu avant la facture paie la facture à sa validation
- Les frais bancaires restent au comptable
Le solde des familles donne le facturé, le versé et l'écart
Pour chaque famille, l'état affiche le montant facturé, le montant versé et l'écart à régulariser. Il remplace le tableur de régularisation de fin de mois.
Les noms, les montants et les relevés visibles sur ces captures sont des données fictives de démonstration.
Les mouvements des portefeuilles s'extraient vers la comptabilité avec leurs codes comptables
Le rechargement est une provision, la consommation une recette
L'argent rechargé est une dette envers la famille. Il devient une recette quand l'enfant consomme. Le compte de provision se rapproche dans Odoo. La comptabilité générale, dans la même base, est disponible avec Odoo Enterprise.
Les mouvements s'extraient avec leurs codes comptables
Transactions par compte individuel, regroupées par code comptable choisi au moment de l'extraction, en Excel ou en CSV, pour rejoindre le logiciel comptable du pouvoir organisateur.
Les décomptes périodiques se paramètrent
Périodicité, rubriques et gabarit d'impression sont des données. Le parent reçoit une alerte à la publication et télécharge le document depuis le portail.
Chaque établissement garde son propre réglage
Le repas non pris, le paiement partiel et le deuxième repas se règlent par école
La direction fixe un réglage général pour tout le groupe scolaire. Chaque établissement l'ajuste ensuite pour son propre fonctionnement : traitement du repas non pris, autorisation du paiement partiel, gestion d'un deuxième repas et activation du débit automatique du portefeuille.
L'économe reste cantonné aux données de son propre établissement
Un économe accède aux informations de son école, sans les comptes du pouvoir organisateur ni ceux des autres établissements. Le cloisonnement est strict : aucune donnée d'un autre site scolaire n'apparaît dans son espace de travail.
Le reporting des repas distingue élève, personnel et extérieur
Chaque repas facturé porte son type de convive. Le reporting sépare élèves, membres du personnel et convives extérieurs, pour un suivi conforme aux règles de tarification propres à chaque catégorie.
Présences et communication avec les familles
Le relevé des présences se fait par groupe et par période
Le professeur clôture son relevé, le secrétariat suit les justificatifs, et les parents reçoivent un message groupé par jour.
Les messages aux familles se ciblent par groupe scolaire
Courriel, SMS ou questionnaire vers les parents d'une classe ou d'une année, à partir des modèles de message de l'établissement.
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Une trentaine de minutes pour voir le portefeuille, le réfectoire, la facturation et le portail des familles sur les cas que vous choisissez.
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