Startpagina / Administratief en boekhoudkundig beheer
Economaat en boekhoudingFacturatie van de schoolgelden, herinneringen, invordering en boekhoudkundige rapportering
Verplichte en facultatieve kosten, eendaagse uitstappen en schoolreizen, herinneringen en invorderingsdossiers: alles wordt in Odoo gefactureerd en opgevolgd, met de codes van het Belgische rekeningenstelsel. De bewegingen worden daarna geëxporteerd naar de boekhoudsoftware van de school.
De inschrijvingen van de gezinnen valideren voordat de fiches worden aangemaakt
De econoom maakt de inschrijvingslink voor het schooljaar aan
De link bevat de school, het schooljaar, een einddatum, het reglement als pdf, de aanvaarde leeftijden en plafonds voor aanvragen. Mensavo maakt de affiche met de QR-code en een code om met de hand in te tikken. De gezinnen vullen het formulier in vanop hun gsm, wat het overtypen van papieren fiches bij het begin van het schooljaar vervangt.
De openstaande aanvragen melden mogelijke dubbels
De econoom ziet de lijst van de ontvangen aanvragen, met een kolom „Dubbel?”. Er wordt niets aangemaakt zolang hij of zij niet heeft gevalideerd.
Een ouder die al bekend is, wordt herkend aan zijn of haar adres, het kind aan de achternaam en de geboortedatum
De aanvraag wordt gekoppeld aan de bestaande fiche en het kind wordt voorgesteld om samen te voegen met de leerling die al aanwezig is, zonder dubbel. Wanneer een kind al een ouder heeft, wordt het nooit vooraf aan een nieuwkomer gekoppeld: de econoom krijgt de melding de ouderlijke autoriteit te controleren vóór de validatie.
De validatie maakt de ouder, de leerlingen, hun klas, hun koppelingen en hun subportefeuilles aan
De gebruikelijke activeringsuitnodiging wordt daarna naar het gezin gestuurd. De econoom kan een kind ook koppelen aan een bestaande leerling, of de aanvraag weigeren met een reden.
Het traject aan de kant van het gezin staat op de pagina gezinsportaal. De namen op deze schermafbeeldingen zijn fictieve demonstratiegegevens.
Een schoolgeld factureren aan een groep leerlingen
Elk schoolgeld heeft zijn type, zijn boekhoudkundige code en zijn groep leerlingen
Een schoolgeld is verplicht of facultatief vanaf het moment dat het wordt aangemaakt. Het wordt gekoppeld aan een klas, een leerjaar, een optie of een lijst van leerlingen, en wordt gefactureerd op de ingestelde vervaldatum, op basis van de inschrijvingen en betalingen die al zijn geregistreerd.
- Eendaagse uitstappen en meerdaagse reizen met overnachtingen, met hun bijlagen
- Fotokopieën gedebiteerd bij het aftekenen van de kaart aan het kopieertoestel
- Nieuwe gebruikstypes toegevoegd via de instellingen, zonder ontwikkeling
Een reis wordt in verschillende stortingen betaald voordat ze wordt gefactureerd
Een eindejaarsreis wordt van september tot maart vooraf gespaard. Het gestorte geld wordt apart gezet voor die reis en niet gebruikt om een maaltijd te kopen. Elke leerling heeft zijn of haar aandeel, dat storting per storting wordt opgevolgd.
Een onbetaalde factuur volgt een vastgelegde procedure
De herinneringen en het betalingsplan gaan vooraf aan het invorderingsdossier
Herinneringen worden verstuurd op de vastgelegde vervaldagen. Een saldo kan over een betalingsplan worden gespreid. Blijft de schuld bestaan, dan opent de econoom een invorderingsdossier met een nummer, een verantwoordelijke en een status.
Het dossier levert een bewijsstuk op in pdf
De pdf bevat de volledige identificatie van de schuldenaar, de facturen en de herinneringen. Ze kan naar de ontvanger, een advocaat of een gerechtsdeurwaarder worden gestuurd, en de schuldvordering kan aan een derde instelling worden overgedragen.
- Rapportering van de dossiers in Excel of CSV
Het overzicht van de maaltijden van de maand wordt één factuur per ouder
Een ouder ontvangt één factuur voor al zijn of haar kinderen
De econoom of de penningmeester factureert in één keer de maaltijden die voor de voorbije maand verschuldigd zijn: één factuur per betalende ouder, één lijn per kind en per artikel. De facturen worden als concept aangemaakt, nagekeken en daarna gevalideerd, en de officiële pdf wordt aangemaakt zonder iets te versturen.
- Eén betalende ouder per kind
- Een factuur die wordt geannuleerd of door een creditnota wordt terugbetaald, maakt de maaltijden opnieuw factureerbaar
- Opnieuw uitvoeren factureert nooit dezelfde maaltijd twee keer
Het detail van elk kind blijft leesbaar op de factuur
De factuur voor broers en zussen bevat een deel voor de maand en een blok per kind, met de opgesomde maaltijddagen. Het gezin downloadt ze met het afschrift via de app.
De doorlopende opdrachten van de gezinnen worden afgestemd op basis van het bankafschrift
Elke betalende ouder heeft een gezinsreferentie
De referentie volgt de Europese RF-norm en blijft dezelfde op alle maaltijdfacturen van de ouder. Het gezin vermeldt ze één keer in de doorlopende opdracht.
De penningmeester importeert het camt.053- of OFX-afschrift
Het bestand dat bij de bank is gedownload, wordt in één stap geïmporteerd. Verrichtingen die al zijn geïmporteerd, worden overgeslagen: een afschrift kan opnieuw worden geïmporteerd zonder dubbels te maken. Een afschrift waarvan de saldi niet kloppen, wordt pas afgestemd na controle.
Elke overschrijving wordt herkend aan haar referentie, en daarna aan de rekening van de afzender
Een herkende overschrijving vereffent de facturen van het gezin van de oudste naar de nieuwste, en het overschot wordt een voorschot. De afzendrekening wordt onthouden voor latere overschrijvingen zonder referentie. Nooit op naam of op bedrag: zonder referentie of bekende rekening wacht de overschrijving in een wachtrij, om aan een ouder te worden toegewezen of genegeerd, bijvoorbeeld een gift of een subsidie.
- Een rekening die door twee gezinnen wordt gedeeld, gaat naar de wachtrij
- Een overschrijving die vóór de factuur is ontvangen, betaalt de factuur bij de validatie
- De bankkosten blijven bij de boekhouder
Het saldo van de gezinnen toont wat is gefactureerd, wat is betaald en het verschil
Voor elk gezin toont het overzicht het gefactureerde bedrag, het betaalde bedrag en het verschil dat moet worden rechtgezet. Het vervangt het spreadsheet voor de regularisatie aan het einde van de maand.
De namen, bedragen en afschriften die op deze schermafbeeldingen zichtbaar zijn, zijn fictieve demonstratiegegevens.
De bewegingen van de portefeuilles worden met hun boekhoudkundige codes naar de boekhouding geëxporteerd
Een oplading is een voorziening, het verbruik is een opbrengst
Het opgeladen geld is een schuld tegenover het gezin. Het wordt een opbrengst wanneer het kind verbruikt. De voorzieningenrekening wordt in Odoo afgestemd. De algemene boekhouding, in dezelfde databank, is beschikbaar met Odoo Enterprise.
De bewegingen worden geëxporteerd met hun boekhoudkundige codes
Transacties per individuele rekening, gegroepeerd per boekhoudcode die bij de export is gekozen, in Excel of CSV, om aan te sluiten bij de boekhoudsoftware van de inrichtende macht.
De periodieke afrekeningen worden ingesteld
Periodiciteit, rubrieken en afdrukjsabloon zijn instellingen. De ouder ontvangt een melding bij de publicatie en downloadt het document via het portaal.
Elke school behoudt haar eigen instellingen
De niet-genomen maaltijd, de gedeeltelijke betaling en de tweede maaltijd worden per school ingesteld
De directie legt een algemene instelling vast voor de hele schoolgroep. Elke school past die vervolgens aan haar eigen werking aan: de behandeling van de niet-genomen maaltijd, de toelating tot gedeeltelijke betaling, het beheer van een tweede maaltijd en de activering van de automatische debitering van de portefeuille.
De econoom heeft alleen toegang tot de gegevens van de eigen school
Een econoom heeft toegang tot de informatie van zijn of haar school, zonder de rekeningen van de inrichtende macht of die van de andere scholen. De scheiding is strikt: geen enkele gegevens van een andere school verschijnen in zijn of haar werkomgeving.
De maaltijdrapportering onderscheidt leerlingen, personeel en externe gasten
Elke gefactureerde maaltijd draagt zijn type eter. De rapportering scheidt leerlingen, personeelsleden en externe gasten, voor een opvolging die de tariefregels van elke categorie volgt.
Aanwezigheden en communicatie met de gezinnen
De aanwezigheden worden per groep en per periode geregistreerd
De leraar sluit het overzicht af, het secretariaat volgt de verantwoordingen op, en de ouders ontvangen één gegroepeerd bericht per dag.
De berichten aan de gezinnen worden gericht op een schoolgroep
E-mail, sms of vragenlijst naar de ouders van een klas of een leerjaar, op basis van de berichtsjablonen van de school.
Een Mensavo-demo aanvragen
Ongeveer dertig minuten om de portefeuille, de refter, de facturatie en het gezinsportaal te zien aan de hand van de gevallen die u kiest.
Een demo aanvragen